Blog, Demistifikacija IT-a

Tri modela IT menadžmenta u malim i srednjim kompanijama – Kreiranje IT tima

U prethodnom članku iz serije blogova Demistifikacija IT-a , naučili smo o IT zrelosti, načinu razmišljanja koji primjenjuje strategiju velikog poslovanja na manje IT okruženje. Danas ćemo objasniti tri uobičajena načina na koja mala i srednja preduzeća upravljaju svojim IT-om i kako ocjeniti nivo IT zrelosti kompanija.

DIO 2: IT MENADŽMENT

Postoje tri primarne oblasti svake poslovne IT organizacije: ljudi, procesi i tehnologija . Zrela IT organizacija ima riješene sve tri oblasti. Mnoga mala i srednja preduzeća skaču direktno na svoja tehnološka pitanja bez stvarnog ispitivanja ostalih dijelova jednačine. Dakle, danas ćemo prvo zaroniti u pitanje ljudi , posmatrajući tri uobičajena modela upravljanja IT-om u malim i srednjim preduzećima.

Pružamo IT podršku organizacijama svih oblika i veličina gotovo tri decenije. Tokom tog vremena, vidjeli smo tri glavna pristupa koje kompanije imaju prema ljudskim aspektima IT upravljanja – to jest, ljudima koji su odgovorni za IT sisteme. Pregledaćemo svaki od ovih modela upravljanja, koliko dobro oni obično ocjenjuju spektar IT zrelosti i preporučićemo neke korake za sazrijevanje svakog od ovih pristupa.

Model 1: One-Man Shop

Nivo zrelosti: nizak

Ovaj pristup je uobičajen kada je mladoj kompaniji potrebna pomoć da brzo ili jeftino uspostavi svoje IT okruženje. U ovom scenariju, neko iz vlasničkog kruga ima određeno IT iskustvo i opšte tehničko znanje, a rođak ili prijatelj prijatelja se moli da postavi nove ključne sisteme poslovanja. Ovo često uključuje radne stanice i laptope, možda server, osnovni pristup internetu, a možda čak i zaštitu.

Jednom kada su sistemi izgrađeni, stalna podrška zahtijeva da ova osoba bude dostupna za rješavanje problema i rutinsko održavanje. Kada već postoji odnos, ponekad to može omogućiti pristojnu podršku u slučaju da nešto pođe po zlu, jer znate gdje ih možete pronaći.

S druge strane, u slučaju da ova osoba nestane ili pređe na druge stvari, lako ćete se naći na ledini, bez ikakve podrške, onda kad vam ona bude najpotrebnija. Naše iskustvo pokazuje da se to dešava mnogo češće nego što ljudi očekuju. Ovo može biti posebno problematično ako je vaša IT osoba dizajnirala vaše sisteme sa tehnologijama koje lično dobro poznaje, ali koje nisu baš uobičajeni sistemi koji zadovoljavaju industrijske IT standarde. Možda imate osobu koja poznaje vaš Linux server iznutra i izvana, ali ako ta osoba ode, vjerovatno ćete vaam biti teže da nađete nekoga ko može podržati vaše sisteme nego da imate okruženje bazirano na standardnim sistemima.

Za: Kompanija može izgraditi sisteme za relativno malu investiciju od strane nekoga koga poznaje vlasnik.

Protiv: Sa usamljenim IT resursom, imate samo znanje jedne osobe kojoj se možete obratiti za smjernice i možete se naći između čekića i nakovnja u slučaju tehnološke krize.

Načini da poboljšate svoju IT zrelost s ovim modelom:
  • Nemojte tražiti prečice i štedjeti na IT platformama… tehnologija koja je unapred jeftinija može dugoročno koštati mnogo više. Ovo važi bez obzira da li ulažete u fizičku imovinu poput serverskog hardvera ili se obavezujete na usluge u oblaku. U oba slučaja koristite standardne proizvode koji se podržavaju. Rijetka oprema i softver vam neće pomoći ako samo jedna osoba koja razumije vaše sisteme zakaže.
  • Dokumentacija, dokumentacija, dokumentacija. Ako operišete na slijepo, ne znate šta ne znate. Uvjerite se da znate tačno koje sisteme imate i kako su konfigurirani da podrže vaše kritične poslovne procese. Pratite ovu imovinu kako stari da biste mogli napraviti planove za njihovu zamjenu (3 godine za radne stanice, 5 godina za servere).
  • Imajte rezervni plan za sisteme i osoblje. Nemojte biti uhvaćeni u zamku ovisnosti o jednoj osobi koja će voditi ili nadgledati vaše sigurnosne kopije. U slučaju da nešto krene po zlu, ove sigurnosne kopije su ključne za pravovremeno obnavljanje vaših sistema. Saznajte gdje se nalaze vaše sigurnosne kopije i provjerite da li se izvode uspješno, prema rasporedu. Znajte koga još možete pozvati u hitnim slučajevima u slučaju da vaša IT osoba nije dostupna.
  • Koristite portal za lozinke kako ne bi jedna osoba imala sve ključeve kraljevstva. Ovo osigurava da ste u mogućnosti pristupiti vašim sistemima i da ste u mogućnosti pružiti prijave na druge resurse podrške kojima je možda potreban pristup.

Model 2: Multitasker

Nivo zrelosti: nizak do srednji

U ovom modelu, zaposlenik u vašem malom i srednjem preduzeću ima primarnu ulogu koja nije IT, ali IT takođe spada u njihovu oblast odgovornosti. To može biti menadžer koji je upućen u tehnologiju, administrator ureda ili čak vlasnik. U našem svijetu u kojem jedna osoba obavlja više zadataka, razumno je očekivati ​​da neko u jednoj od ovih uloga imati neke IT sposobnosti. Zvanični nazivi poslova uvelike variraju u zavisnosti od industrije, ali ključ ovog modela je da imate jednu osobu koja mora nositi mnogo različitih šešira u toku dana.

Mnogo manjih malih i srednjih kompanija zapošljava za određene pozicije sa ovom idejom na umu… na primjer, posebno traže kancelarijskog menadžera sa IT vještinama tokom procesa zapošljavanja. Svakodnevno ovo može dobro funkcionirati, ovisno o tome koliko je kompanija realno razvila svoj opis posla i očekivanja koliko će sati biti utrošeno na IT u odnosu na njihove osnovne zadatke. Ali kada se pojavi izazov, to može dovesti vašeg multitaskera do kraha.

Postoje dva glavna izazova koji vašeg multi-tasking menadžera mogu dovesti do tačke preloma:

  • Razvija se tehnološka kriza koja je izvan vještina zaposlenika da ih riješi ili popravi. Oni mogu biti u mogućnosti da svakodnevno rješavaju probleme ili pružaju podršku krajnjem korisniku, ali nemaju obuku ili iskustvo da poprave dublje, sistemske probleme. Baš kao u gore navedenom modelu 1, ovo vas ostavlja bez ikakvih rezervnih resursa dostupnih za pomoć tokom krize.
  • Obim zahtijeva za podršku postaje previsok da bi zaposlenik mogao pratiti korak. Zaposleni postaju mrzovoljni, stvari se propuštaju, a radno okruženje postaje stvarno stresno. U ovom scenariju, menadžerski zaposlenik pati od sagorijevanja i možete ga izgubiti zbog manje stresnog posla na drugom mjestu.

Ovaj model može funkcionirati, ali zahtijeva dodatni napor od strane kompanije kako bi se osiguralo da su tehnologije, procesi i resursi na mjestu kako bi se ublažili najgori od ovih izazova.

Za: IT podrška je lako dostupna u kući kada je to potrebno.

Protiv: Visok rizik od izgaranja zaposlenih i nedovoljno vremena i znanja u slučaju krize.

Načini da poboljšate svoju IT zrelost s ovim modelom:
  • Svi prijedlozi iz modela 1 iznad, plus
  • Unakrsno obučavajte osoblje ili napravite saradnju sa vanjskom partnerskom kompanijom koja može preuzeti zadatke održavanja za koje izgleda da vaše osoblje nikada nema vremena i može biti podrška za podršku u slučaju IT hitne situacije.
  • Uključite IT obuku u plan razvoja osoblja . Kada svakodnevno radite u IT okruženju, ali to nije vaš primarni fokus, možete razviti viziju tunela jer znate samo ono što redovno vidite. Održavanje vještina primarnog IT resursa u toku sa promjenama pomaže im da shvate šta je bitno što se događa.
  • Proaktivnost je ključna za održavanje sigurnosti, pouzdanosti i performansi. Osigurajte da vaša kompanija koristi dobro osmišljene, ponovljive procese za ažuriranje sistema i planiranje nadogradnje sistema. Osim toga, ako dolazi do nadogradnje, počnite kontaktirati potencijalne dobavljače prije nego što mislite da je potrebno.

Model 3: Prepustite IT odgovornosti firmi za profesionalne IT usluge

Nivo zrelosti: srednji do visok

U ovom modelu, kompanija predaje IT-u potpuno sposobnom timu s različitim iskustvom i vještinama. Sa firmom za IT usluge ( poput naše ) koja ima čitav niz IT ekspertiza, imate sve resurse na raspolaganju, od svakodnevnog rješavanja problema u službi za pomoć, preko planiranja IT migracije do proaktivnog planiranog održavanja na licu mjesta. Ne trošite više nego što morate i uvijek imate nekoga koga možete pozvati ako je potrebno. Osim toga, svaki dobavljač IT podrške imaće definisane procese za upravljanje vašim IT sistemima.

Provajderi IT usluga koriste dvije uobičajene strukture cijena. Sa strukturom satnice plaćate samo ono što koristite, ali troškovi mogu varirati od mjeseca do mjeseca. Sa modelom fiksne naknade, dobijate predvidljivost uobičajene fiksne naknade, ali mnogim dobavljačima nedostaje transparentnost u tome koliko dobijate za svoj novac. Većina IT provajdera će uzeti jedan ili drugi pristup.

Volimo da mislimo da nudimo najbolje iz oba svijeta jer imamo fiksne pakete naknada za proaktivne usluge podrške, ali satnice za sve ostalo. Na taj način imate predvidljiv osnovni budžet, ali također možete dobiti neke dobre procjene o tome koliko dodatnih sredstava će vam trebati dodijeliti za projekte i podršku incidentima.

Za: Robusne kadrovske sposobnosti, standardno tehnološko znanje, definisani procesi.

Protiv: skuplji od pristupa za radnju jednog čovjeka ili pristup sa više šešira.

Načini da poboljšate svoju IT zrelost s ovim modelom:
  • Odaberite dobavljača koji vašem nalogu dodjeljuje primarnog inženjera, koji redovno stupa u interakciju s vašim sistemima i vašim timom. Oni vrlo dobro upoznaju vašu okolinu, razumiju šta je važno za vaše poslovanje i kulturu vaše kompanije. Ovaj odnos je ključan za dugoročno IT partnerstvo.
  • Nemojte biti zaključani u dobavljača koji koristi vlasničke proizvode koje drugi dobavljači ne bi mogli podržati. Moraćete da se udaljite od ovih sistema ako ikada poželite da se raziđete, što košta vreme i novac koji možda nemate… posebno ako vas prethodni dobavljač ostavi da visite u krizi.
  • Uvjerite se da dobavljač IT usluga čuva lozinke i dokumentaciju sigurnim, ali da vam ne ograničava pristup. Ako nešto krene po zlu u vezi, a morate predati ključeve novom prodavcu, moći ćete dati ove kritične informacije kako ne bi morali ići na slijepo (što opet zahtijeva vrijeme i novac koje možda nemate).

Do sada smo ovde posebno govorili o modelima upravljanja za mala i srednja preduzeća koja nisu dovoljno velika da garantuju (ili finansiraju) potpuno interno IT odeljenje. Preduzeća rastu, a preduzeća se mijenjaju, pa iako jedan od gore navedenih modela malih preduzeća sada može dobro funkcionirati, kako rastete i napredujete u spektru IT zrelosti, možda ćete biti spremni za novi pristup.

Bonus model: hibridno rješenje (najbolje za one koji žele interno IT osoblje I vanjske resurse)

Nivo zrelosti: Visok

Dok mnoga mala i srednja preduzeća ostaju sa spoljnim IT-ima sve dok ne postanu prilično velika, dovođenje IT-a u kuću je uobičajen korak u „odrastanju“ jer mala i srednja preduzeća razvijaju veće potrebe koje zahtevaju veće sisteme i veći IT budžet.

Za ona mala i srednja preduzeća koja su dovoljno sazrela da im je potrebno interno IT odeljenje od najmanje jedne osobe, jedan od naših najuspešnijih modela je hibridni pristup koji skida određene odgovornosti sa spoljnog IT provajdera. Prema ovom modelu, interni tim održava kontrolu nad onim što im je najvažnije da direktno izvrše, dok imaju fleksibilnost da prebace određene zadatke na IT partnera.

Spoljni IT provajder može vam pomoći da popunite praznine u znanju u vašem timu, upravljate prelivom karata tokom užurbanih sezona ili pomognete u implementaciji novih tehnologija koje vaše interno IT osoblje nije ranije postavilo. Ali da bi ovo partnerstvo osiguralo, moraju postojati snažni procesi upravljanja IT-om. Zapamtite, što se namjernije bavite pitanjima ljudi, procesa i tehnologije, to ćete biti u boljoj poziciji za dugoročno IT zdravlje… i na kraju poslovni rast.

Pratite dio 3, gdje ćemo razgovarati o procesima koje trebate imati da biste stvorili besprijekornu suradnju između vašeg internog tima i vašeg vanjskog IT provajdera.

Nazad

Related Posts